Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word

Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
Mail merge merupakan salah satu fitur yang bermanfaat yang tersedia di microsoft office word. Fitur ini dapat digunakan untuk membuat surat secara massal/banyak dengan tujuan berbeda-beda dalam sekali kerja. Salah satu contoh penggunaannya yaitu membuat surat undangan pernikahan. Bisa kita bayangkan kalau kita membuat surat undangan untuk 1.000 orang, akan membutuhkan berapa banyak waktu untuk membuatnya bahkan bisa berhari-hari. Nah dengan adanya fasilitas ini kita hanya membutuhkan waktu singkat, dengan hanya membuat satu buah draft surat dan daftar nama-nama undangan. Sebelum anda membuat draft suratnya, terlebih dahulu anda buat daftar nama-nama di microsoft office excel atau access. Namun dalam contoh kali ini saya menggunakan ms. excel versi 2007. Berikut ini langkah-langkahnya:
  1. Buatlah daftar nama undangan di ms. excel dan simpan dengan nama Daftar Undangan, selanjutnya tutup file Daftar Undangan tersebut.
    2. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  2. Buatlah draft undangan seperti format gambar di bawah ini (dalam hal ini menggunakan microsoft office word 2007):
    3. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  3. Letak kursor di baris nama kemudian alamat (setelah tanda titik dua). Klik menubar Mailings - Start Mail Merge - Step by Step Mail Merge Mizard... Maka akan muncul form Mail Merge (sebelah kanan lembar kerja).
    4. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  4. Selanjutnya pada form Mail Merge tahap pertama pilih dulu document type Letters - Klik Next: Starting document pada bagian bawah.
    5. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  5. Pada tahap kedua, pilih Use the current document - kemudian klik Next: Select recipients pada bagian bawah.
    6. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  6. Pada tahap ketiga, pilih Use an existing list - klik tombol Browse... 
    7. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  7. Maka akan muncul kotak dialog baru Select Data Source. Cari nama file Daftar Undangan (yang sudah kita buat sebelumnya) lalu tekan tombol Open.
    8. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  8. Akan muncul kotak dialog baru Select Table. Pilih Sheet1$ (lokasi daftar nama undangan ada di Sheet 1) kemudian tekan tombol OK.
    9. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  9. Akan muncul kotak dialog baru Mail Merge Recepients, Centang semua daftar nama yang akan tampil kemudian tekan tombol OK.
    10. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  10. Masih pada tahap ketiga klik Next: Write your letter.
    11. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  11. Pada tahap keempat, klik Next: Preview your letters.
    12. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  12. Pada tahap kelima, klik Next: Complete the merge.
    13. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  13. Selanjutnya tahap ke enam, klik menubar Mailings - Insert Merge Field pada group Write & Insert Fields. Klik Nama untuk baris Nama lembar kerja dan Alamat pada baris Alamat lembar kerja.
    14. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  14. Selanjutnya, untuk menampilkan Nama dan Alamat, klik Preview Result pada grup Preview Results pada menubar Mailings, dan tombol navigasi segitiga Previous Record untuk mengganti nama dan alamat sebelumnya dan Next Record untuk nama dan alamat selanjutnya secara otomatis.
    15. Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word
  15. Setelah semuanya sudah tampil, tinggal lakukan cetak ke dalam kertas. Klik Next Record untuk menampilkan daftar nama undangan selanjutnya.
Demikian tutorial ini dibuat, semoga bermanfaat.

Label:

Cara Memotong Gambar / Crop Picture pada Microsoft Office Word

Memotong gambar yang mempunyai ukuran sangat besar dapat kita lakukan dengan menggunakan microsoft office word. Fasilitas ini dapat kita manfaatkan tanpa harus menggunakan software photoshop, sehingga dapat menghemat waktu ketika kita akan menyisipkan sebuah gambar pada kertas kerja. Selain ms. word, memotong gambar juga dapat dilakukan melalui microsoft office excel. Langkah kerjanya sama seperti yang ada di word.

Untuk memotong gambar pada lembar office word, berikut ini langkah-langkahnya:
  1. Bukalah microsoft office word (saya menggunakan word 2007).
  2. Sisipkan gambar (gambar bebas) pada lembar ms. word.
  3. Klik gambar pada lembar ms. word.
    4. Cara Memotong Gambar / Crop Picture pada Microsoft Office Word
  4. Pada menubar klik Format - Crop pada group size.
  5. Selanjutnya akan muncul tanda bingkai warna hitam pada gambar tersebut. Dengan tanda tersebut kita dapat menggeser untuk memotong gambar. Caranya klik pada tiap-tiap tanda hitam geser ke kiri / kanan / atas / bawah. Anda juga dapat menggeser pada bagian pojok.
    6. Cara Memotong Gambar / Crop Picture pada Microsoft Office Word
  6. Jika gambar sudah sesuai dengan keinginan, klik pada lembar kerja.
  7. Jika ingin mengembalikan gambar pada ukuran semula, anda bisa klik pada gambar - klik menu Format - Crop kemudian geser ke kiri dan ke kanan pada tanda hitam tersebut.
Demikian tutorial ini dibuat, semoga bermanfaat.

Label: