Menggunakan Tombol Keyboard untuk Mempercepat Kerja di Microsoft Office

Tombol keyboard sangat beragam kegunaannya, selain berfungsi untuk menulis sebuah kata atau huruf dalam keseharian kita seperti menulis surat, membuat laporan, dan lain sebagainya. Akan tetapi tau gak sih, selain itu semua ternyata banyak fungsi-fungsi tombol tertentu yang digunakan untuk mempercepat kerja kita dalam menggunakan sebuah program khususnya microsoft excel/word. Berikut ini daftar-daftar dari fungsi tombol keyboard tersebut:

Tombol	Keterangan Fungsi	Office Word/Excel
CTRL + A	Melakukan seleksi blok cell secara menyeluruh.	Word/Excel
CTRL + B	Membuat karakter huruf/angka menjadi tebal (bold).	Word/Excel
CTRL + C	Melakukan penggandaan karakter huruf/angka/gambar atau objek lainnya kemudian paste (Copy).	Word/Excel
CTRL + D	Menampilkan form font pada office word.	Word
CTRL + E	Mengatur posisi teks menjadi rata tengah.	Word
CTRL + F	Melakukan pencarian berdasarkan karakter teks (Find).	Word/Excel
CTRL + G	Berpindah-pindah tempat cursor berdasarkan page/section/line/bookmark/comment/footnote yang diinginkan. Misal: pilih Go to what - Enter page number (tulis halaman yang ingin dicari) kemudian tekan Enter, maka secara otomatis akan menuju ke halaman yang akan dituju.	Word
CTRL + G	Berpindah-pindah tempat cell cursor berdasarkan yang diinginkan. Misal: ketik B1 pada Reference kemudian tekan Enter, maka cell cursor akan tertuju pada cell B1.	Excel
CTRL + H	Merubah karakter huruf/angka menjadi huruf/angka yang diinginkan.	Word/Excel
CTRL + I	Membuat karakter huruf/angka menjadi miring (Italic).	Word/Excel
CTRL + J	Mengatur posisi teks menjadi rata kiri dan kanan.	Word
CTRL + K	Menampilkan Hyperlink yaitu untuk menghubungkan karakter huruf/angka/objek lainnya dengan huruf/angka/objek pada halaman yang sama ataupun berbeda.	Word/Excel
CTRL + L	Mengatur posisi teks menjadi rata kiri.	Word
CTRL + L	Membuat tabel sesuai desain yang diinginkan (sama dengan CTRL + T).	Excel
CTRL + M	Mengatur margin paragraf maju 1 tabs (Left Indent).	Word
CTRL + Shift + M	Mengatur margin paragraf mundur 1 tabs (Left Indent).	Word
CTRL + M	Menggandakan data di cell sama dengan cell diatasnya secara cepat (Copy Paste).	Excel
CTRL + N	Membuat file baru (New).	Word/Excel
CTRL + O	Membuka file dimulai dari microsoft office (Open).	Word/Excel
CTRL + P	Mencetak kertas kerja/data (Print).	Word/Excel
CTRL + R	Mengatur posisi teks menjadi rata kanan.	Word
CTRL + S	Menyimpan file data yang telah dibuat (Save).	Word/Excel
CTRL + T	Mengatur margin paragraf baris kedua maju 1 tabs (Hanging Indent).	Word
CTRL + Shift + T	Mengatur margin paragraf baris kedua mundur 1 tabs (Hanging Indent).	Word
CTRL + T	Membuat tabel sesuai desain yang diinginkan (sama dengan CTRL + L).	Excel
CTRL + U	Membuat karakter huruf/angka menjadi bergaris bawah (Underline).	Word/Excel
CTRL + V	Menempelkan karakter huruf/angka/objek lainnya setelah perintah Copy atau Cut (Paste).	Word/Excel
CTRL + W	Menutup file atau keluar dari kertas kerja.	Word/Excel
CTRL + X	Memindahkan karakter huruf/angka/objek lainnya ke tempat yang diinginkan kemudian tekan perintah Paste (Cut).	Word/Excel
CTRL + Y	Memunculkan kembali teks yang sudah dihapus (Redo).	Word/Excel
CTRL + Z	Mengembalikan pada hasil editan teks sebelumnya (Undo).	Word/Excel
CTRL + 1	Mengatur jarak baris paragraf sebesar 1 spasi.	Word
CTRL + 1	Menampilkan form Format Cells yang berfungsi untuk mengatur format pada cell.	Excel
CTRL + 2	Mengatur jarak baris paragraf sebesar 2 spasi.	Word
CTRL + 2	Membuat karakter huruf/angka menjadi tebal (bold) sama dengan CTRL + B.	Excel
CTRL + 3	Membuat karakter huruf/angka menjadi miring (Italic) sama dengan CTRL + I.	Excel
CTRL + 4	Membuat karakter huruf/angka menjadi bergaris bawah (Underline) sama dengan CTRL + U.	Excel
CTRL + 5	Mengatur jarak baris paragraf sebesar 1,5 spasi.	Word
CTRL + 5	Memberikan garis coret tengah pada teks.	Excel
CTRL + 9	Menyembunyikan baris (row) yang dipilih/blok.	Excel
CTRL + 0	Mengatur jarak baris sebelum paragraf.	Word
CTRL + 0	Menyembunyikan kolom (column) yang dipilih/blok.	Excel
CTRL + -	Menghapus baris/kolom cell yang aktif.	Excel
CTRL + =	Mengatur teks lebih kecil dengan posisi dibagian bawah. Biasanya digunakan untuk rumus matematika.	Word
CTRL + Shift + +	Mengatur teks lebih kecil dengan posisi dibagian atas. Biasanya digunakan untuk rumus matematika seperti pangkat.	Word
CTRL + [	Mengatur ukuran teks dengan ukuran lebih kecil (Kurung Siku).	Word
CTRL + ]	Mengatur ukuran teks dengan ukuran lebih besar (Kurung Siku).	Word
CTRL + ;	Mengetikkan tanggal sesuai dengan sistem komputer secara otomatis.	Excel
CTRL + Shift + <	Mengatur ukuran teks dengan ukuran lebih kecil sesuai ukuran yang ada di font size group (Kurung Kerucut).	Word
CTRL + Shift + >	Mengatur ukuran teks dengan ukuran lebih besar sesuai ukuran yang ada di font size group (Kurung Kerucut).	Word
Shift	Mengetikkan huruf besar sementara tanpa menekan tombol Caps Lock.	Word
CTRL + F1	Menyembunyikan dan menampilkan toolbar menu ribbon pada Office 2007 keatas.	Word/Excel
CTRL + F2	Melakukan tinjauan ulang/print preview lembar kerja sebelum mencetaknya.	Word/Excel
CTRL + F3	Menampilkan form Name Manager.	Excel
CTRL + F4	Menutup file atau keluar dari kertas kerja.	Word/Excel
CTRL + F5	Melakukan Restore Window.	Excel
CTRL + F10	Melakukan Restore/Maximize Window.	Word/Excel
F12	Melakukan Save As file yang telah di edit.	Word/Excel
Alt + Tab	Berpindah dari Window file satu ke lainnya dimana file yang sedang dibuka.	Word/Excel
Prt Sc SysRq	Menangkap atau capture layar screen yang sedang aktif dan kemudian lakukan perintah Paste pada lembar kerja.	Word/Excel

Itulah daftar fungsi-fungsi tombol yang ada di Microsoft Office Word/Excel. Semoga postingan ini bermanfaat. Terima kasih

Fungsi Iterative Calculation untuk Menghitung Secara Berulang-ulang di Excel bagian 1

Iterative Calculation merupakan salah satu fitur yang tersedia di microsoft office excel. Fungsi ini digunakan untuk melakukan perhitungan berulang-ulang dimana hasil perhitungan akan menjadi sumber perhitungan ulang. Berikut ini adalah salah satu contoh penggunaan fungsi iterative calculation untuk menghitung besar tunjangan pajak bagi pegawai perusahaan yang menerima tunjangan pajak dari perusahaan dimana biaya tunjangan pajak tersebut secara keseluruhan ditanggung perusahaan. Setiap penghasilan pegawai berupa uang yang masuk di dalam slip gaji pegawai (gaji pokok dan tunjangan-tunjangan lain termasuk tunjangan pajak) adalah masuk sebagai objek pajak. Untuk menghitung besaran tunjangan pajak penghasilan yang pas, maka diperlukan fungsi iterative ini. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buatlah sebuah data seperti gambar berikut ini (saya menggunakan excel 2007).

Penjelasan: Total Penghasilan Bruto (cell C7) isilah rumus =SUM(C4:C6), Biaya Jabatan (cell C9) isilah rumus =C7*5%, pada cell C11 isilah rumus =SUM(C9:C10), Jumlah Penghasilan Netto pada cell C12 isilah rumus =C7-C11, Penghasilan Netto Disetahunkan (di cell C13) isilah rumus =C12*12, Penghasilan Kena Pajak (PKP) di cell C15 isilah rumus =C13-C14, PPh 21 Setahun di cell C16 isilah rumus =C15*5%, sehingga menghasilkan PPH 21 Sebulan (Januari 2016) di cell C17 dengan rumus =C16/12.
2. Tekan tombol Office Button pojok kiri atas - kemudian tekan Excel Options.

3. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Excel Options. Klik tombol Formulas - centang Enable iterative calculation - kemudian tekan OK.

4. Isilah nilai "Tunjangan Pajak" dengan cara letakkan kursor di cell C6, ketiklah dengan rumus =C17 kemudian tekan Enter. Rumus ini bertujuan untuk memindahkan nilai di C17 ke dalam C6.

5. Maka secara otomatis nilai Tunjangan Pajak di cell C6 akan berubah dengan sendirinya mengikuti besaran nilai yang ada di cell C17 begitu pula cell C17 akan berubah terus sampai C6 dan C17 sama.

6. Jika iterative ini tidak dicentang, maka hasil perhitungan tersebut akan error.

Demikian tutorial ini saya buat, semoga bermanfaat.

Membuat Surat Massal Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word

Mail merge merupakan salah satu fitur yang bermanfaat yang tersedia di microsoft office word. Fitur ini dapat digunakan untuk membuat surat secara massal/banyak dengan tujuan berbeda-beda dalam sekali kerja. Salah satu contoh penggunaannya yaitu membuat surat undangan pernikahan. Bisa kita bayangkan kalau kita membuat surat undangan untuk 1.000 orang, akan membutuhkan berapa banyak waktu untuk membuatnya bahkan bisa berhari-hari. Nah dengan adanya fasilitas ini kita hanya membutuhkan waktu singkat, dengan hanya membuat satu buah draft surat dan daftar nama-nama undangan. Sebelum anda membuat draft suratnya, terlebih dahulu anda buat daftar nama-nama di microsoft office excel atau access. Namun dalam contoh kali ini saya menggunakan ms. excel versi 2007. Berikut ini langkah-langkahnya:

1. Buatlah daftar nama undangan di ms. excel dan simpan dengan nama Daftar Undangan, selanjutnya tutup file Daftar Undangan tersebut.

2. Buatlah draft undangan seperti format gambar di bawah ini (dalam hal ini menggunakan microsoft office word 2007):

3. Letak kursor di baris nama kemudian alamat (setelah tanda titik dua). Klik menubar Mailings - Start Mail Merge - Step by Step Mail Merge Mizard... Maka akan muncul form Mail Merge (sebelah kanan lembar kerja).

4. Selanjutnya pada form Mail Merge tahap pertama pilih dulu document type Letters - Klik Next: Starting document pada bagian bawah.

5. Pada tahap kedua, pilih Use the current document - kemudian klik Next: Select recipients pada bagian bawah.

6. Pada tahap ketiga, pilih Use an existing list - klik tombol Browse... 

7. Maka akan muncul kotak dialog baru Select Data Source. Cari nama file Daftar Undangan (yang sudah kita buat sebelumnya) lalu tekan tombol Open.

8. Akan muncul kotak dialog baru Select Table. Pilih Sheet1$ (lokasi daftar nama undangan ada di Sheet 1) kemudian tekan tombol OK.

9. Akan muncul kotak dialog baru Mail Merge Recepients, Centang semua daftar nama yang akan tampil kemudian tekan tombol OK.

10. Masih pada tahap ketiga klik Next: Write your letter.

11. Pada tahap keempat, klik Next: Preview your letters.

12. Pada tahap kelima, klik Next: Complete the merge.

13. Selanjutnya tahap ke enam, klik menubar Mailings - Insert Merge Field pada group Write & Insert Fields. Klik Nama untuk baris Nama lembar kerja dan Alamat pada baris Alamat lembar kerja.

14. Selanjutnya, untuk menampilkan Nama dan Alamat, klik Preview Result pada grup Preview Results pada menubar Mailings, dan tombol navigasi segitiga Previous Record untuk mengganti nama dan alamat sebelumnya dan Next Record untuk nama dan alamat selanjutnya secara otomatis.

15. Setelah semuanya sudah tampil, tinggal lakukan cetak ke dalam kertas. Klik Next Record untuk menampilkan daftar nama undangan selanjutnya.

Demikian tutorial ini dibuat, semoga bermanfaat.

Cara Memotong Gambar / Crop Picture pada Microsoft Office Word

Memotong gambar yang mempunyai ukuran sangat besar dapat kita lakukan dengan menggunakan microsoft office word. Fasilitas ini dapat kita manfaatkan tanpa harus menggunakan software photoshop, sehingga dapat menghemat waktu ketika kita akan menyisipkan sebuah gambar pada kertas kerja. Selain ms. word, memotong gambar juga dapat dilakukan melalui microsoft office excel. Langkah kerjanya sama seperti yang ada di word.

Untuk memotong gambar pada lembar office word, berikut ini langkah-langkahnya:

1. Bukalah microsoft office word (saya menggunakan word 2007).
2. Sisipkan gambar (gambar bebas) pada lembar ms. word.
3. Klik gambar pada lembar ms. word.

4. Pada menubar klik Format - Crop pada group size.
5. Selanjutnya akan muncul tanda bingkai warna hitam pada gambar tersebut. Dengan tanda tersebut kita dapat menggeser untuk memotong gambar. Caranya klik pada tiap-tiap tanda hitam geser ke kiri / kanan / atas / bawah. Anda juga dapat menggeser pada bagian pojok.

6. Jika gambar sudah sesuai dengan keinginan, klik pada lembar kerja.
7. Jika ingin mengembalikan gambar pada ukuran semula, anda bisa klik pada gambar - klik menu Format - Crop kemudian geser ke kiri dan ke kanan pada tanda hitam tersebut.

Demikian tutorial ini dibuat, semoga bermanfaat.

Membuat Grafik Bentuk Diagram Speedometer di Excel Bagian 1

Fungsi grafik speedometer ini dapat digunakan ketika menampilkan laporan pencapaian target pada perusahaan, baik berupa grafik pencapaian target penjualan, laba, dsb. Berikut ini akan saya berikan tips dalam membuat sebuah grafik sederhana dengan memanfaatkan grafik yang ada di excel. Langkah tersebut diantaranya:

• Pertama-tama buka terlebih dahulu microsoft excel Anda (saya menggunakan excel 2007).
• Buatlah sebuah data seperti yang tercantum dalam gambar berikut ini:

Label	:	Kolom ini digunakan untuk memberikan nama pada setiap kelompok pencapaian.
Kriteria	:	Kolom ini digunakan untuk menentukan batas kriteria pencapaian dalam setiap kelompok. Gunakan kelipatan pada setiap kelompok, sehingga cell C8 berjumlah 100 (20+20+20+20+20) atau gunakan rumus di cell C8 =SUM(C3:C7).
Pencapaian Target Dalam Puluhan	:	Kolom F2 ini digunakan untuk mengetikkan jumlah pencapaian dari target (misal target tercapai 80).
Arah Jarum	:	Kolom F3 ini digunakan untuk menentukan arah jarum speedometer pencapaian target (misal 1,5 tergantung selera lebar jarum speedometer yang ingin digunakan).
Penyeimbang	:	Kolom F4 ini digunakan untuk menentukan lingkaran penyeimbang dari arah jarum speedometer. Ketikkan rumus pada cell F4 dengan rumus berikut ini:
		=SUM(C3:C8)-F2-F3) --> Rumus ini digunakan untuk melakukan perubahan otomatis ketika cell F2 berubah.

• Setelah Anda membuat sebuah data seperti gambar diatas, langkah selanjutnya Anda tinggal membuat grafik speedometernya. Klik menu Insert - Other Charts - Doughnut.

• Klik pada chart area, kemudian klik Design - Select Data.
• Pada tab Select Data Source, klik tombol Add. Kosongkan textbox Series name, pada Series values isikan dengan nilai =Sheet1!$C$3:$C$8 kemudian tekan OK. klik tombol Edit untuk memberikan pelabelan data, pada Axis label range isikan dengan nilai =Sheet1!$B$3:$B$8 kemudian tekan OK. Tekan OK pada tab Select Data Source maka hasil akhir akan seperti gambar berikut ini:

• Klik kanan grafik - pilih Format Data Series..., maka akan muncul tab Format Data Series.
• Klik Series Options - pada Angle of first slice isikan dengan nilai 270.
• Klik terlebih dahulu grafik berlabel Series 1 Point "100" Value: 100 (50%).
• Klik Fill - No fill.
• Tekan tombol Close, maka hasilnya akan tampak seperti gambar berikut (grafik berputar sebanyak 270 derajat):

• Klik kembali menu Design - Select Data.
• Pada tabs Select Data Source klik tombol Add - kosongkan nilai Series name - isikan Series values dengan nilai =Sheet1!$F$2;Sheet1!$F$3;Sheet1!$F$4 lalu tekan OK.
• Tekan tombol OK untuk menutup tab Select Data Source, maka hasilnya seperti terlihat pada gambar berikut ini:

• Ubahlah tipe grafik Series2 :
1. Klik grafik Series2
2. Klik Design
3. Klik Change Chart Type
4. Pada tab Change Chart Type klik Pie
5. Klik Pie pada posisi sebelah kanan
6. Tekan tombol OK

• Klik kanan grafik - pilih Format Data Series..., maka akan muncul tab Format Data Series.
• Klik Series Options - pada Angle of first slice isikan dengan nilai 270.
• Klik terlebih dahulu grafik berlabel Series 2 Point "1" Value: 80 (40%) dan Series 2 Point "3" Value: 118,5 (59%).
• Klik Fill - No fill.
• Tekan tombol Close, maka hasilnya akan tampak seperti gambar berikut (grafik berputar sebanyak 270 derajat):

Anda dapat mengganti desain warna sesuai selera Anda, silakan Anda ubah angka pada Cell F2 (Pencapaian Target Dalam Puluhan) dengan angka 50/60/70 atau dengan angka 0-100. Maka secara otomatis Arah Jarum Speedometer akan berubah dengan sendirinya.

Demikian tutorial pembuatan grafik speedometer, semoga bermanfaat.